Zamislite ovu situaciju: pred vama je dugačak spisak stvari i niste sigurni/e odakle treba početi. Ako želite sve završiti u isto vrijeme, potrebno je razdvojiti ono što je prioritetno za obaviti.
Ali, kako možete odlučiti šta prvo treba učiniti, a šta može čekati?
Matrica „hitno-bitno“ jednostavan je, ali učinkovit alat za određivanje prioriteta na listi obaveza prema stepenu hitnosti i važnosti svakog zadatka. Ponekad se naziva i „Eisenhowerovom matricom“ ili „Eisenhowerovom matricom odluka“ i jedna je od najjednostavnijih strategija upravljanja vremenom.
Ova matrica pomaže da se brzo prepoznaju aktivnosti na koje je potrebno fokusirati pažnju, zajedno s onima koje treba zanemariti. Ova Eisenhowerova matrica daje četiri kvadranta s različitim strategijama.
Četiri kvadranta matrice funkcionišu na sljedeći način:
Kvadrant 1 sadrži zadatke koji su i hitni i bitni. To su zadaci koje je neophodno prve uraditi, jer su na neki način presudni i moraju se odmah završiti.
Zadaci u kvadrantu 2 su važni, ali nisu hitni. Ovdje treba uložiti većinu vremena. Zadaci kvadranta 2 su u skladu sa dugoročnim ciljevima. Primjer aktivnosti za drugi kvadrant je sticanje certifikata ili potvrde kao dokaza za uspješno poslovanje. Ovo je važno, ali nije potrebno učiniti odmah.
Za zadatke kvadranta 3 važno je naučiti i zapamtiti kako delegirati određene stvari. Kad mislite da je nešto hitno, a zapravo nije, to je obično izvor distrakcije. To može uključivati stalnu provjeru e-maila ili telefona ili momentalno davanje povratnih informacija ljudima. To se u trenutku može činiti kao da je hitno, zbog čega dolazi do distrakcije i prekida važnijih aktivnosti. Zapravo, aktivnosti kvadranta 3 mogu pričekati.
Zadaci u kvadrantu 4 su jednostavno gubljenje vremena i trebalo bi ih eliminisati. Neki primjeri zadataka kvadranta 4 su igranje video igara ili gledanje televizijskih emisija.
Sagledajte svoje prioritete uz pomoć matrice “hitno – bitno” i upravljajte svojim vremenom mudro, jer vrijeme je dragoceni resurs koje neumoljivo teče.