Kako napisati saopćenje za javnost (medije)?

U današnjem savremenom svijetu, može se koristiti mnogo različitih kanala komunikacije kako bi se prenijele informacije i poruke. Nevladine organizacije mogu da kreiraju i postave svoju vlastitu web stranicu kako bi promovisali sebe i svoje aktivnosti i na taj način stupili u kontakt sa drugima. Svakako da su razgovor i lični kontakt najdjelotvornija sredstva kada su u pitanju odnosi s javnošću, međutim oni zahtijevaju mnogo vremena i truda, te se s toga ne primjenjuju toliko često.

Najprimjenjeniji način odnosa s javnošću je saopćenje za javnost (medije). Pisanje saopćenja za javnost jedan je od najboljih načina da podijelite priču vrijednu vijesti vaše neprofitne organizacije s lokalnim medijima. Ali ako nemate iskustva u odnosima s javnošću – ili nemate budžet za zapošljavanje PR stručnjaka/stručnjakinja – teško je znati odakle početi.

Za nevladine organizacije je preporučljivo da ima svoju listu relevantnih medija, s imenima i kontaktima (adresa, E-mail, telefon) kako bi mogli da izvještavaju o svojim aktivnostima putem novina, radija, televizije, tj. svim vrstama medija.

Prilikom pisanja saopćenja za javnost, treba dobro razmisliti o tome šta je cilj saopćenja. U saopćenju je potrebno svakako istaknuti šta projekat čini vrijednim pažnje, šta je to jedinstveno ili interesantno.

Svrha saopćenja za javnost je da sažmete i prikažete svoju priču, da pomognete medijima i da im pružite relevantne informacije i navode koji proizilaze iz vaše organizacije.

Saopćenje za javnost se obično šalje medijima kao najava događaja koji predstoji ili se šalje po njegovom završetku. Saopćenje za javnost treba odgovoriti na pitanja ko, šta, kada, gdje, zašto i kako.

Šta je saopćenje za javnost?

Saopćenje za javnost je kratko i pravovremeno pisanje uvjerljive vijesti koja se šalje ciljanim medijima. Saopćenje za javnost sadrži sve informacije koje bi novinaru/ki trebale da lako napiše vlastitu vijest.

Kada trebate napisati saopćenje za javnost?

Jako je bitno odrediti dobar trenutak za objavljivanja saopćenja za javnost, budući da reporteri/ke i novinari/ke žele podijeliti priče koje su „svježe“ i relevantne.

To znači da je potrebno pisati saopćenje za javnost kada se pojave vijesti, poput:

• Pokretanje novog projekta/programa
• Prikupljanje sredstava
• Najava događaja
• Dodjela novog granta
• Formiranje novog partnerstva
• Nedavna prekretnica ili veliki uspjeh
• Zapošljavanje novog rukovodstva i/ili članova/ica odbora
• Objavljivanje nove studije
• Odgovor na krizu i slično.

Format saopćenja za javnost čita se kao vijest. Budući da novinari/ke moraju pročitati toliko saopćenja, jako je bitno ispoštovati određena pravila kako bi novinari/ke mogli/e brzo da shvate i razumiju vašu priču kako bi bila veća vjerovatnoća da će o njoj i pisati.

Kako napisati saopćenje za javnost?

1. Započnite saopćenje za javnost sa svojim kontakt podacima: ime kontakta za medije, telefonski broj i e -mail. Općenito, to će biti osoba koja je napisala saopćenje za javnost ili koja planira odgovarati na medijske upite.

2. Odmah nakon vaših podataka za kontakt dodajte datum distribucije poravnat ulijevo. Možete napisati “ZA TRENUTNO OBJAVLJIVANJE” ili “ZA OBJAVU NA [datum] U [vrijeme]”, ovisno o tome kada želite da se izdanje distribuira.

3. Povežite naslov sa podnaslovom. Ovo je vjerovatno najvažniji dio vašeg saopćenja za javnost! To novinari/ke prvo čitaju. Budući da vide mnoštvo saopćenja za javnost, poželjet ćete da vaše bude dovoljno intrigantno da ih natjerate da čitaju više.

4. Započnite prvi odlomak u AP formatu: „Sarajevo, Bosna i Hercegovina, 11. septembra 2021.“ i upotrijebite uvodni odlomak da ukratko sažmete najvažnije tačke vaše priče. Stavite svoje najuvjerljivije informacije u prvu rečenicu.

    Pobrinite se da odgovorite na pitanja: Ko, Šta, Kada,  Gdje, Zašto i Kako. Uvijek pišite objektivnim i uravnoteženim tonom; novinari/ke će biti oprezni kod saopćenja za javnost koje zvuči previše promotivno.

5. Koristite odlomke kako biste pružili najrelevantnije detalje i barem jedan citat od direktora/ice vaše neprofitne organizacije ili drugih partnera.

6. Vaš poziv na akciju nalazi se u posljednjem paragrafu vašeg saopćenja za javnost. Objasnite koje radnje čitatelji/ke mogu poduzeti i što mogu očekivati ​​sljedeće.

7. Dodajte odjeljak O [Organizaciji] nakon posljednjeg odlomka i uvrstite svoju neprofitnu organizaciju.

8. Završite sa ###. Ovi hashtagovi označavaju kraj saopćenja za javnost.

9. Poželjno je da saopćenje bude na jednoj stranici.

Ovisno o tome kako ćete distribuirati saopćenje, možete ga napisati na memorandumu vaše organizacije ili kao Wordov dokument bez posebnog oblikovanja.