Vrijeme leti – da li ste u sopstvenom životu pilot/kinja ili putnik/ca?

Nemam vremena!

Najčešći oblik stresa koji doživljavamo je osjećaj preplavljenosti poslom. Sve više smo zatrpani brojnim obavezama i poslovima, pri čemu nam ostaje vrlo malo vremena za stvari u kojima zaista uživamo. Premalo vremena, a previše obaveza je problem većine nas. Balans je ključan za postizanje oba cilja, ali proces uspostavljanja balansa je zahtjevan.

Najčešće rečenica koju čujem je: „Jednostavno ne postoji dovoljno vremena u toku dana!“. Međutim, jedna je istina. Vremena uvijek nađemo za stvari koje želimo da uradimo.

Iskoristimo vrijeme na najbolji način!

Pojam upravljanja vremenom može se predstaviti brojnim definicijama, međutim sve te definicije odnose se zapravo na jedno, upravljanje sobom. Sve do kasnih sedamdesetih godina prošlog vijeka, izraz upravljanje vremenom (Time management) nije ušao u opštu upotrebu. Tek ranih osamdesetih godina 20. vijeka menadžeri/ce počinju da razmišljaju o vremenu kao resursu. Upravljanje vremenom pravi procvat doživljava u SAD-u, kada sve veći broj poslovnih instruktora/ca, ili kako ih danas popularno zovu „koučera“, promoviše i proučava problematiku upravljanja vremenom kao osnovne „alatke“ u podizanju produktivnosti i uspješnosti kako u poslovnom tako i u privatnom životu.

Koliko smo to zapravo produktivni?

Rezultati istraživanja The Microsoft Office Personal Productivity koje je sprovedeno nad 38.112 ljudi u 200 zemalja (2005. godine):
• Prosječno rade 45 radnih sati u sedmici, smatraju da je 17 sati od toga neproduktivno.
• Radnici/ce rade duže, ali su manje produktivni, imaju samo tri produktivna dana u sedmici.
• Prosječno su 5,6 sati na sastancima svake sedmice, 69% kaže da sastanci nisu produktivni.
• Prosječno prime 42 mejla dnevno, a u SAD-u 56 primljenih mejlova svakog dana.
• Samo 34% kaže da koristi provjerene tehnike i alate za efektivnije korištenje vremena i ostvarivanje balansa poslovno-privatno – 60% ističe da nema ovaj balans.
• Za 32% ljudi najveći razlozi za nisku produktivnost su nejasni ciljevi, nedostatak timske komunikacije i neefektivni sastanci, za 31% nejasni prioriteti, za 29% odlaganja.

Upravljanje vremenom je veoma teško usvojiti. Ovo su neki od razloga:
• Ne umijemo da organizujemo dnevne aktivnosti – ne znamo gdje/kako nam prolazi vrijeme
• Nedostatak postavljanja ciljeva i prioriteta
• Delegiranje – nepovjerenje da prepustimo posao drugome
• Nestrpljivost – želimo rezultate odmah
• Nedostatak discipline
• Nedostatak prakse

Biti dobar u organizaciji vremena znači biti uspješan!

Identifikacija kradljivaca/ica vremena

Ko mi krade vrijeme?

Da li znate šta su „kradljivci/ice“ vremena? Kradljivci/ice vremena su aktivnosti, ljudi, svi silni prekidi i događaji koji za rezultat imaju „krađu“ našeg vremena.

Tipični „kradljivci/ice“ vremena su telefonski prekidi, sastanci koji su predugi i neorganizovani, neočekivane posjete, kradljivci/ice kod delegiranja jer ne delegirate svoje obaveze, ne znate da kažete NE, softver kradljivci i slično.

Intel Corporation iz SAD-a sastanke smatra vrlo ozbiljnom komponentom. Šetajući bilo kojom dvoranom za sastanke u bilo kojoj Intelovoj fabrici ili kancelariji bilo gdje u svijetu, vidjećete poster na zidu s nizom jednostavnih pitanja o sastancima koji se tamo održavaju:
„Znate li svrhu ovog sastanka?“
„Imate li dnevni red?“
„Znate li vašu ulogu na sastanku?“

„Ljudi Vas iskorišćavaju samo sa Vašom dozvolom“, Ann Landers.

Vladate li svojim vremenom ili vrijeme vlada vama?

Mnogo puta smo čuli da je planiranje pola odrađenog posla. Međutim, nije dovoljno samo napraviti sjajan plan ili raspored, već se on mora sprovesti tačno onako kako smo zamislili.

Želim da kontrolišem svoj posao, a ne da posao kontroliše mene.

Kako možemo isplanirati svoje vrijeme?

• Na listu papira napišite šta bi sve trebalo da uradite sutra, po redu važnosti.
• Na vrh liste stavite najvažniju stvar, pa drugu poslije nje i tako do kraja.
• Sutradan počnite redom sa liste dok ne završite.
• Kada dođete do posljednjeg zadatka tog dana, napravite listu za sljedeći dan.
• Vodite računa, plaća se da radite efektivno, a ne samo da radite.
• Efektivan rad podrazumijeva da radite prave stvari.

Matrica upravljanja vremenom

Matrica upravljanja vremenom je alat za samoupravljanje, koji je razvio Steven Covey u svojoj knjizi, „7 navika uspješnih ljudi“.
Preduzeća i pojedinci/ke ga široko koriste za davanje prioriteta važnim zadacima i prepoznavanje kradljivaca/ica vremena.

Zadaci su klasificirani u četiri kvadrata:
Q1. Hitno i važno.
Rođenje vašeg djeteta, žalba kupca.
Q2. Nije hitno, ali važno.
Vaš porez, servisiranje automobile.
Q3. Hitno, ali nije važno.
Odgovaranje na e-poruke u roku od 10 minuta od prijema.
Q4. Ni hitno ni važno.
Čitanje komentara u novinskom članku.

Slika preuzeta sa: https://www.sageautomation.com/blog/what-exactly-is-a-time-management-matrix-and-how-can-it-prevent-maintenance

Pareto princip

Pareto princip, ili pravilo 80/20, kaže da za mnoge pojave 80% rezultata dolazi od 20% napora. Princip je dobio ime po Vilfredu Paretu, talijanskom ekonomisti, koji je davne 1895. godine primijetio da oko 80% bogatstva posjeduje 20% populacije.

Iako se izvorno Pareto princip odnosio na raspodjelu bogatstva, može se primijeniti na širok spektar konteksta, na primjer:
• Oporezivanje – gdje 80% poreznog novca dolazi od oko 20% društva.
• Upravljanje projektom – gdje 80% efekta proizlazi od 20% napora.
• Preduzeća – koja 80% svog prihoda ostvaruju od 20% svojih kupaca.
• IT – gdje 80% padova sistema uzrokuje 20% grešaka.

Pareto princip također dobro dolazi u kontekstu upravljanja vremenom. Jednom kada shvatite da 80% vaših rezultata dolazi od 20% vremena i truda koji potrošite na njih, važnost određivanja prioriteta postaje očigledna. Na primjer: Ako imate popis obaveza od 10 stavki, a svaki zadatak podjednako oduzima vrijeme, možete povećati svoju učinkovitost identificiranjem i dovršavanjem dva zadatka najvišeg prioriteta. Kao rezultat toga, čak i ako ne uspijete obaviti sve preostale zadatke, 20% koje ste dovršili može donijeti i do 80% rezultata.

Zahvaljujući uključivanju Pareto principa u vašu strategiju upravljanja vremenom, možete maksimizirati svoju efikasnost ograničavanjem vremena koje provodite radeći nešto. To je posebno korisno kako bi odlučili koje zadatke želite riješiti (tj. presudnih 20%), a koje prenijeti (preostalih 80%).

Preporuka da pogledate ovaj VIDEO.

Tokom posljednjih decenija razvijeno je mnogo različitih pristupa upravljanju vremenom, a sve u cilju da se što efektivnije iskoristi vrijeme i da se što efektivnije usklade obaveze koje imamo.

Pristup S. Coveya, autora knjige „7 navika uspješnih ljudi“ govori o četiri generacije u razvoju koncepta upravljanja vremenom:

1. Bilješke i ček-liste- organizovani način reagovanja na zahtjeve.
2. Kalendari i podsjetnici – planiranje unaprijed.
3. Prioriteti i vrijednosti – ljudi su postali preokupirani efikasnošću na uštrb zadovoljavanja ostalih potreba i spontanosti.
4. Organizovanje i ostvarenje prioriteta – organizujte se oko prioriteta i izvršavajte ih.

Koliko dobro upravljate vremenom?

Ovdje možete odgovoriti na test od 15 pitanja i vidjeti koliko dobro Vi upravljate vremenom.
Odgovarajte na pitanja onako kako zapravo jeste, a ne onako kako mislite da biste trebali odgovoriti.
Javite nam svoje rezultate.

Vrijeme leti – da li ste u sopstvenom životu pilot/kinja ili putnik/ca?

Svakoga dana se otvori naš račun od 86.400 sekundi. Na nama je da investiramo ovaj neprocjenjivi vremenski fond da bismo iz toga dobili više.