Pisanje narativnog izvještaja: Nije bauk ako…

Piše: Jelena Brkić

Da li ste i vi jedan od onih profesionalaca ili aktivista u organizacijama civilnog društva koji prezire pisanje projektnih izvještaja? Imate li grč u stomaku prije čitanja email-a od donatora, znajući da su vam poslali komentare na izvještaj? Ako je odgovor na jedno ili oba ova pitanja DA, nastavite sa čitanjem.

Organizacije civilnog društva da bi bile održive moraju njegovati i održavati dobar odnos sa donatorskom zajednicom. Vođeni tom mišlju, mapirali smo narativno izvještavanje kao važan dio održavanja dobrog odnosa sa donatorima, ali i najčešće korišćen alat za predstavljanje i proslavljanje postignutih rezultata. Stoga, napravili smo listu savjeta koja je bazirana na najčešćim greškama koje OCD prave prilikom pisanja narativnih izvještaja. Lista je bazirana na iskustvima implementacije SMART Balkan projekta posljednjih nekoliko mjeseci, a vjerujemo da će biti od pomoći OCD prilikom pisanja projektnih izvještaja i prema drugim donatorima. Kako biste izbjegli najčešće greške u izvještavanju i njegovali dobre odnose sa donatorima, potrudite se da:

• Pažljivo pročitajte projektni prijedlog i smjernice za izvještavanje. Ovo je potrebno učiniti na početku implementacije projekta kako biste tačno znali šta se očekuje od vas kao OCD koja provodi projekat. Ovo će vam pomoći da pravilno planirate proces prikupljanja podataka i da pratite svoje postignute rezultate. Kada dođe vrijeme za izvještavanje, ponovo pročitajte projektni prijedlog i smejrnice za izvještavanje će vam pomoći da napišete smislen izvještaj i osmislite koncept samog izvještaja prije nego sve stavite na papir. Ako se pitate zašto je ovo važno, shodno našem iskustvu, često se dešava da tekst u podkategorijama izvještaja nema logičku vezu ili je čak kontradiktoran.
• Često, OCD koje implementiraju projekat ne obavijeste donatora unaprijed o promjenama provedbi projekta (promjena u kontekstu implementacije, izmjena osoblja i sl.). Ako donator sazna da su se desile značajne izmjene u dogovorenom budžetu ili aktivnostim, to je ozbiljno kršenje ugovora koje može imati i ozbilje finansijske posljedice po OCD. Kako biste izbjegli ovu neugodnu situaciju, obavijestite svog donatora o potencijalnim promjenama u implemenaciji projekta.
• Imajte na umu da promjene konteksta u kojem se projekat implementira nisu neočekivane. Stoga, ukoliko vam je potrebna realokacija budžeta, obavijestite svog donatora na vrijeme jer i donatorima treba vremena da donesu promišljenu odluku o podršci koju daju.
• Kada počnete da razvijate koncept izvještaja, odredite ključne poruke koje želite da prenesete donatoru. Ove poruke vi trebale biti vodeća misao kroz cijeli izvještaj. Na primjer, ako želite naglasiti kako vaš tim ima odlične kapacitete, prikažite to kroz opis postignurih rezultata. Ako želite pokazati kako je vaša snaga leži u razvoju zajednice i kako imate dobre odnose sa građanima, ovo mora biti vidljivo u izvještaju. Naglasite ono na šta ste najponosniji u implementaciji projekta. Vi ste ti koji kroz izvještaj kreirate mišljenje donatora o vama, pa zašto onda ne posvetiti više pažnje pisanju izvještaja?!
• Počnite sa pripremom izvještaja i prateće dokumentacije na vrijeme. Mnogo puta se desi da OCD počnu sa pripremom i pisanjem izvještaja nekoliko dana prije roka za ponošenje i pod pritiskom da stignu predati izvještaj na vrijeme, zaborave dostaviti pojedinu obaveznu dokumentaciju ili pošalju nepotpisan izvještaj. Čak se dešava da pojedine sekcije izvještaja ostanu nepopunjene. Pokažite poštovanje prema projektu koji ste napisali, svojim korisnicima ali i donatoru tako što ćete dostaviti kompletiran izvještaj.
• Vodite evidenciju o svojim aktivnostima, uspjesima, neuspjesima i rezultatima. Na ovaj načinpisanje izvještaja će biti mnogo jednostavije jer ćete imati sve podatke na jednom mjestu. Nerjetko, OCD zanemare izvještavanje usmjereno na rezultate koje je od velike važnosti za dokazivanje vašeg rada. Takođe, imajte na umu da su donatori srećni kada pročitaju kako je projekat pomogao vašoj organizaciji da raste i razvija se, pa zašto onda izostaviti ove informacije?
• Donatorima je manje važno da pročitaju koliko ste aktivnsoti implementirali i sa koliko učesnika (iako i ove imformacije moraju biti sastavni dio izvještaja). Ipak, fokus bi trebao biti na postignutim rezultatima koje ste postigli tokom provedbe projekta. Prije nego što počnete pisati izvještaj, pročitajte projektni prijedlog i logičku matricu (ili milestone plan) kako biste se podsjetili šta je dogovoreno po pitanju postavljenih projektnih rezultata. Stavite fokus na rezultate i budite slobodni da izvještaj pišete u stilu pripovjedanja (storytelling). Jedna od najčešćih grešaka koju OCD prave jeste što pomješaju aktivnosti i rezultate umjesto da aktivnosti posmatraju ako alat za postizanje rezultata. Stavite fokus na ljude, pojasnite kako je vaš projekat doprinio promjeni u nečijem životu (koristite lične priče) ili pojasnite kako je projekat dopinio institucionalnoj promjeni ili je pristup informacijama sada dostupniji zbog vašeg djelovanja, itd.
• Obratite pažnju na dužinu izvještaja. Kvaliteta napisanog izvještaja ima prednost u odnosu na kvantitet. Umjesto da nakitite izvještaj epitetima, fokusirajte se na opipljive rezultate, naučene lekcije, prebleme i izazove koje ste imali tokom provedbe projekta.
• Kada je u pitanju stil pisanja, u mnogim izvještajima koje smo pročitali, generalizacija je jedna od najčešćih grešaka (npr. većina učesnika je postigla…, mladi ljudi su nezainteresovani za proces donošenja odluka i sl.). Kada pišete izvještaj, budite konkretni i referišite se na mjerljive i provjerljive podatke, bilo da se referišete na akademsku studiju ili pišete o iskustvima svoje organizacije.
• Pišite o neuspješnim aktivnostima ili poduzetim mjerama. Iskoristite ih kako biste pokazali svoj proces učenja. Pomalo je sumnjivo kada organizacija prikaže apsolutno uspješan projekat jer je praktično nemoguće da se u implementaciji sve desilo kako je bilo planirano. Donatori očekuju da će biti odstupanja u provedbi projekta, budite iskreni i pišite o njima. Posebno imajte na umu da su priče o neuspjehu zapravo priče o vašem procesu učenja i organizacijskom rastu i razvoju.
• Nemojte čekati rok za izvještaj kako biste donator abavijestili o rezultatima projekta. Sjetite se da i u donatroskim organizacijama rade ljudi baš poput vas. Oni vole da vide da su psotignute pozitivne promjene i pročitaju o postignućima ostvarenim uz njihovu podršku. Ovo će takođe doprinijeti i vašoj vodljivosti jer će priča sigurno biti objavljena na komuniakcijskim kanalima donatora.
• Posmatrajte svog donatora kao partnera, ne samo donatora. U odnosu sa donatorom, nije poenta samo u novčanoj vrijednsoti projekta, nego zajedno sa svojim donatorom, vi doprinosite zajedničkom višem cilju. Dijeljenje iste vizije i vrijednosti odlična je osnova za partnerstvo, zar ne?

Za kraj, vratimo se na početak ovog članka. Čitanje ovih savjeta zasigurno vas neće učiniti manje zabrinutim oko pisanja izvještaja i nećete iznenada otkriti nevjerovatno zadovoljstvo u izvještavanju. Ipak, ako primjenite savjete, mogli biste uskoro primijetiti promjenu u svom načinu razmišljanja i poboljšanje u svojim vještinama izvještavanja.

Sretno i ugodno pisanje 😊